КП, договоры и счета в TA CRM

КП, договоры и счета в TA CRM лучше создавать из уже заполненной сделки. Тогда документы подтягивают клиента, контакт, позиции, суммы, скидки и НДС из одного источника, а менеджер не собирает данные вручную в разных местах.

Эта инструкция подходит для ежедневной работы менеджера: подготовить КП, отправить клиенту публичную ссылку, зафиксировать согласование, сформировать договор и выставить счет на оплату.

1. Проверьте сделку перед созданием документов

Документы должны начинаться не с пустой формы, а с корректной сделки. Перед созданием КП проверьте компанию, контактное лицо, email, этап продажи, список товаров или услуг, количество, цену, скидку и НДС.

• Компания и контакт должны быть заполнены без дублей.
• У сделки должен быть ответственный менеджер.
• Позиции должны отражать то, что реально предлагается клиенту.
• Сумма, скидка и НДС должны совпадать с договоренностью.

2. Создайте коммерческое предложение

Коммерческое предложение в TA CRM показывает клиенту состав работ или товаров, стоимость, скидку, НДС, итоговую сумму и статус согласования. Если КП создается из сделки, менеджеру проще не ошибиться в клиенте и суммах.

1. Откройте сделку клиента.
2. Перейдите к созданию КП или откройте раздел «КП».
3. Проверьте название предложения и срок действия.
4. Проверьте позиции, количество, цену, скидку и НДС.
5. Сохраните КП и отправьте клиенту публичную ссылку.

3. Проверьте публичную ссылку перед отправкой

Перед тем как отправлять ссылку клиенту, откройте ее в отдельной вкладке. На странице должны быть видны поставщик, заказчик, контактное лицо, таблица позиций, итоговая сумма и статус КП. Если сумма или клиент неверные, лучше исправить документ сразу, чем отправлять вторую версию следом.

4. Сформируйте договор после согласования КП

Договор стоит создавать после того, как клиент согласовал коммерческое предложение. В договор переносятся стороны, предмет, спецификация, суммы и условия подписания. Перед отправкой проверьте реквизиты, контактное лицо, номер договора, дату и финальную сумму.

• Проверьте номер и дату договора.
• Сверьте исполнителя, заказчика и контактное лицо.
• Убедитесь, что спецификация совпадает с согласованным КП.
• Проверьте текст условий, сроки и итоговую сумму.
• Если используется простая электронная подпись, предупредите клиента о коде подтверждения.

5. Выставьте счет на оплату

Счет фиксирует сумму к оплате, срок оплаты, плательщика, получателя, реквизиты и основание. Его удобно формировать после договора или сразу после принятого КП, если ваш процесс не требует договора перед оплатой.

1. Проверьте плательщика и получателя.
2. Сверьте позиции, количество и цены.
3. Проверьте НДС, скидку и сумму к оплате.
4. Укажите понятный срок оплаты.
5. Проверьте реквизиты и отправьте клиенту ссылку или PDF.

6. Контролируйте статусы и следующий шаг

После отправки документа важно не оставлять сделку без действия. Поставьте задачу на follow-up: уточнить решение по КП, проверить подписание договора, напомнить об оплате или отправить закрывающие документы.

• КП отправлено: поставьте задачу уточнить решение клиента.
• КП принято: переходите к договору или счету.
• Договор отправлен: контролируйте подписание и код подтверждения.
• Счет выставлен: контролируйте срок оплаты и статус сделки.

Быстрый чек-лист перед отправкой документа

• Клиент, компания и контакт выбраны правильно.
• Позиции, количество и цена проверены.
• Скидка и НДС рассчитаны корректно.
• Итоговая сумма совпадает с договоренностью.
• Номер и дата документа заполнены.
• Публичная ссылка открывается без ошибки.
• В сделке есть задача на следующий шаг.

Частые ошибки при работе с КП, договорами и счетами

• Создать документ без проверки сделки. В документ могут попасть старые позиции или неверный контакт.
• Отправить ссылку без просмотра. Ошибку заметит уже клиент, а не менеджер.
• Не проверить НДС и скидку. Даже небольшая ошибка в расчете снижает доверие к документу.
• Не поставить задачу после отправки. КП, договор или счет могут зависнуть без follow-up.

Итог

Правильный маршрут документов в TA CRM выглядит так: сделка, коммерческое предложение, согласование, договор, счет и контроль оплаты. Если каждый документ создается из актуальной сделки и проверяется по чек-листу, команда быстрее отправляет клиенту аккуратные материалы и не теряет следующий шаг.